COMUNICARE IN MODO EFFICACE PER UN TIME MANAGEMENT MIGLIORE

Il time management è una competenza estremamente importante per i leader aziendali, per i manager delle organizzazioni e per qualunque loro collaboratore ma pochi pensano che una buona capacità di comunicazione sia un problema che riguarda la gestione del tempo. Le ricerche e le statistiche del settore, però, ci dicono che comunicare in modo efficace è uno dei modi migliori per massimizzare il nostro tempo. Non dovremmo essere sorpresi, infatti, che una delle più grandi perdite di tempo in azienda sia parlare con i colleghi. Ciò che potrebbe sorprendere, però, è che il nostro time management venga messo in pericolo non dalle chiacchiere davanti alla macchinetta del caffé ma dai report verbali, dagli aggiornamenti sui progetti in corso, dalle presentazioni molto più lunghe del necessario e da riunioni senza capo né coda. A nostra disposizione, tuttavia, c'è un'arma straordinaria per riuscire a combattere tutti i comportamenti scorretti che non ci consentono di gestire al meglio il tempo: le nostre parole. Con alcuni piccoli stratagemmi, infatti, abbiamo il potere di portare incontri lunghi e inconcludenti a una conclusione produttiva.

La comunicazione chiara e costante migliora la produttività perché, quando i manager comunicano male, i dipendenti sono spesso lasciati a pensare a cosa dovrebbero fare e a chiedere agli altri la conferma di come svolgere i loro compiti, provocando un effetto a catena di interruzioni e di ritardi. Ancora peggio fanno coloro che, non essendo sicuri di cosa dovrebbero fare, si dedicano con esitazione e incertezza ai compiti che sono stati loro affidati, confondendosi e completando il lavoro con errori che devono poi essere corretti in un secondo tempo. 
Tutto questo danneggia la produttività, provoca il mancato rispetto delle scadenze e si traduce in uno "spreco" di tempo.

Abilità comunicativa di base

Una cattiva comunicazione non solo danneggia la produttività e il morale ma innalza anche il turnover dei dipendenti e fa anche sprecare un'enorme quantità di tempo a qualsiasi responsabile. Le interruzioni e le distrazioni si presentano sotto molte forme ed è stato calcolato che costino al management una media di circa tre ore al giorno. Migliorare il modo in cui comunicate può migliorare la gestione del tempo che avete a disposizione e portare il vostro team ad avere prestazioni migliori.
Una comunicazione efficace è anche la chiave per consentire ai dipendenti di cercare le proprie soluzioni, portandoli a diventare più efficienti e collaborativi.

In qualità di comunicatore efficace, un manager dovrà:

• fornire istruzioni chiare e concise;
• delegare compiti in modo efficace;
• condividere tutte le informazioni necessarie allo svolgimento di un lavoro;
• gestire i conflitti sul posto di lavoro per mantenere un buon lavoro di squadra e il morale alto

Quello che dovete sapere per gestire meglio il vostro tempo migliorando la comunicazione è che bisogna imparare a essere diretti e sintetici perché non basta che le labbra si muovano o che si scriva un'email dettagliata perché avvenga una buona comunicazione. Per garantire che chi vi ascolta o vi legge riceva pienamente il vostro messaggio, investite del tempo nel progettare le vostre comunicazioni nel dettaglio, pianificando le presentazioni, le conversazioni - anche se brevi - e le risposte alle domande più comuni che potrebbero nascere da ciò che volete comunicare.
Per avere un impatto, costruite il vostro messaggio con il minor numero di parole possibile, senza rinunciare a trasmettere il suo significato nel modo più chiaro possibile. Seguite un approccio diretto, eliminando dalle vostre comunicazioni le informazioni superflue che potrebbero semplicemente distrarre l'interlocutore e impedirgli di concentrarsi su quelli che per voi sono i punti salienti. Attenzione, però: essere diretti non significa essere bruschi, freddi o negativamente supponenti ma essere chiari, concisi e professionali. Il tono da utilizzare è costruttivo e collaborativo, non conflittuale.
Non cercate di impressionare gli altri con l'uso delle parole, delle frasi e del gergo tecnico non necessari: l'unica cosa che otterreste è quella di bloccare la comunicazione e di sprecare tempo perché il risultato sarebbe confusione, esitazione e incomprensioni da parte di chi legge o ascolta. Imparate a utilizzare un linguaggio semplice per comunicare idee complesse perché, tra l'altro, è proprio questo il banco di prova per dimostrare che padroneggiate davvero la materia e l'argomento di discussione. Se, infatti, avrete davvero "digerito" le idee che state tentando di trasmettere, lo saprete fare anche con parole semplici, perché faranno parte della conoscenza che avete posto al servizio della vostra crescita professionale.

Comunicando, dovrete essere in grado di far comprendere a tutti i vostri interlocutori le cose essenziali. Per fare del buon time management e massimizzare il vostro tempo e quello di chi vi legge o vi ascolta, non dovete sacrificare informazioni cruciali solo per essere concisi. Mentre progettate il vostro messaggio, fatevi le seguenti domande:

• "A chi sto fornendo informazioni?"
• "Che cosa devo assicurarmi che l'interlocutore comprenda?"

Gestione delle informazioni da comunicare

Se lavorate molto con le informazioni, è importante che possiate accedervi facilmente, senza perdere troppo tempo. Vi servono le informazioni per data? Per argomento? Per cliente? Per nome del progetto? Ognuno, all'interno di un'organizzazione ha priorità diverse in base al tipo di attività, al mansionario all'interno di tale attività e alle preferenze personali. Anche se la maggioranza delle aziende oggi ha la possibilità di accedere alle informazioni in formato elettronico, potendo fare ricerche secondo le preferenze personali, purtroppo non è ancora così dappertutto e il fatto che la ricerca e l'accesso alle informazioni sia tra le cause maggiori di un cattivo time management lo dimostra.
Oltre alle informazioni accessibili a tutti, ci sono anche quelle che arrivano solo a voi via email, tramite messaggistica istantanea, mediante telefonata o durante gli incontri con i clienti e che vanno gestite, aggiornate ogni volta che ci sono novità, archiviate e reperite con facilità. In questo caso è tutto più semplice perché sarete gli unici a dover stabilire le regole del vostro archivio personale. Se archiviate per data, attenzione a usare sempre lo stesso formato perché 29 marzo 2007 finisce in una posizione diversa rispetto a un documento intitolato 29-3-2007 o 20070329: la coerenza è importantissima in questo caso! Siate coerenti anche nel mettere la data all'inizio o alla fine del nome del file e nell'includere nel nome del file tutte le informazioni che volete che vengano evidenziate immediatamente. Potreste anche pensare a un'archiviazione del tipo "genitore" e "figlio", dove il documento principale ha una codifica e i documenti che derivano da esso hanno la stessa codifica con varianti "parlanti".

Fate le domande giuste

Per ottenere risultati, di solito è bene fare domande mirate perché la chiave per scoprire rapidamente ciò che è necessario sapere è fare le domande giuste. Qualunque sia il vostro lavoro, le buone domande dirigono la comunicazione attraverso il labirinto dei problemi, delle sfide e delle distrazioni sempre in agguato. Quando ponete le domande giuste, guidate la conversazione e fate un buon uso del tempo che sta trascorrendo.
Non abbiate paura di fare tutte le domande necessarie per capire completamente la situazione in cui vi trovate. E non smettere di chiedere finché non avrete davanti un quadro chiaro di ciò che dovete aspettarvi.

Fare domande mirate è utile anche per ridurre il tempo necessario a prendere una decisione perché, prima di discutere di prodotti, servizi o soluzioni, aiuta a costruirsi un'immagine chiara di quali siano le necessità da soddisfare.
Partite cercando di stabilire di quali tipologie di risposte avete bisogno. Anche in questo caso la preparazione sarà fondamentale perché la vostra comunicazione sarà molto più efficace se ci ragionerete sopra in anticipo. Qual è il vostro obiettivo finale? Che informazioni vi servono per fare un ottimo lavoro nel minor tempo possibile? Quali sono gli ostacoli potenziali o gli eventuali colli di bottiglia?
Iniziate la conversazione con domande aperte perché sono preziose all'inizio di ogni dialogo, in quanto consentono di raccogliere informazioni, pensieri, idee, osservazioni, opinioni e commenti. Ponendo domande a risposta aperta, incoraggiate il dialogo e attivate il flusso delle informazioni. Eccovi alcune domande di esempio:

• "Chi dovrei consultare al riguardo?"
• "Chi altro sarà coinvolto nella decisione finale?"
• "Chi altro sta considerando per questo lavoro o posizione o progetto?"
• "Quale standard dobbiamo soddisfare?"
• "Qual è il modo migliore per affrontare questo problema?"
• "Qual è la scadenza?"
• "Quali sono le specifiche standard per la prestazione?"
• "Quale dev'essere la mia priorità numero uno?"
• "Cos'altro dovrei sapere prima di iniziare?"
• "Dove si inserisce questo progetto nei nostri obiettivi strategici?"
• "Quando posso aspettarmi una risposta?"
• "Quando dovremmo incontrarci per riesaminare i progressi fatti?"
• "Quando dovremo incontrare queste persone?"
• "Come mai?"
• "Perché pensa che questo problema continui a ripresentarsi?"
• "Perchè ha offerto questa opportunità proprio a me?"
• "Come posso aiutarla?"
• "Questa soluzione come può essere confrontata con le altre?"
• "Questo progetto come aiuterà il nostro dipartimento e l'azienda?"
• "Lei come affronterebbei questo progetto, sfida, o problema?"

Se avrete risposte a domande di questo genere, potrete ottenere i risultati desiderati più velocemente e garantire che soddisfino le aspettative di tutti. Per un time management ancora migliore, restringete poi l'attenzione con domande a risposta chiusa per testare i progressi e se si sta andando nella direzione giusta. Senza le domande a risposta chiusa, vi limitereste a raccogliere sempre più informazioni senza andare verso una conclusione. Ecco alcuni esempi di buone domande a risposta chiusa:

• "È questo che ha immaginato quando mi ha delegato questo compito?"
• "Crede che il nostro prodotto sia giusto per lei?"
• "È il momento giusto?"

L'uso limitato e strategico delle domande a risposta chiusa può far risparmiare tempo. Tuttavia, se non si fa seguire a una domanda a risposta chiusa un'altra a risposta aperta, il il dialogo potrebbe non essere produttivo.

L'uso delle email

Gli studi degli esperti mostrano che i metodi di comunicazione non verbali sono molto più importanti per il messaggio che veicolate rispetto alle parole che utilizzate. Le parole che scegliete contribuiscono, infatti, solo per il 7 per cento alla comprensione del vostro messaggio. Il tono di voce supporta un altro 38 per cento del messaggio e, infine, il vostro linguaggio del corpo fornisce il restante 55 per cento di significato al messaggio. Quando comunicate via e-mail, quindi, perdete il 38 per cento della comunicazione trasmessa dal tono di voce durante una conversazione a tu per tu e perdete un altro 55 per cento dell'efficacia del messaggio perché il destinatario non può vedere il linguaggio del vostro corpo e voi non potete vedere il suo. Rispetto a una conversazione faccia a faccia, l'e-mail cambia la comunicazione del 93 per cento. Ricordatelo la prossima volta che deciderete di scrivere invece di parlare con una persona.

Le email sono perfette per certi scopi ma non per altri. L'e-mail è l'ideale per quelle situazioni semplici che richiedono una risposta semplice e diretta, o quando si ha bisogno di un'interazione scritta da poter archiviare, o se le differenze di fuso orario sono un problema, o quando si devono trasmettere documenti, rapporti e articoli allegati o, ancora, se è necessario inoltrare informazioni a più parti.

L'avvento della posta elettronica ha costretto tutti a concentrarsi sulla brevità delle comunicazioni e questo è un bene ma, per quanto brevi e diretti sembrino essere i messaggi di posta elettronica, se non si sta attenti possono rivelarsi anche pericolosamente ingannevoli e facili da interpretare erroneamente. Quante volte vi è capitato di sentire qualcuno che affermava che una sua email fosse stata fraintesa? Purtroppo è abbastanza normale perché l'uso dell'e-mail porta spesso a malintesi. Per ad esempio, un messaggio che potrebbe apparire brusco, nella realtà, magari, è stato semplicemente dettato dalla fretta,mentre un'osservazione che, di persona, sarebbe ironica, trasmessa via email potrebbe quasi essere percepita come un vero e proprio insulto. In un'ottica di time management, vediamo allora come scrivere un'e-mail chiara, efficace e che riduca al minimo il rischio di un'interpretazione errata.

Partite dall'oggetto dell'email che dovrà risultare chiaro e mirato. Avete a disposizione tra i 25 e i 35 caratteri per convincere il destinatario a spostare la sua attenzione sul testo che volete trasmettergli. Per non sprecare la vostra occasione, scrivere l'oggetto come ultima cosa, dopo aver completato il corpo dell'email. In questo modo, avrete decisamente più chiaro quale idea può riassumere meglio l'intero messaggio ed è proprio quella che dovrete sintetizzare nell'oggetto.
Ricordate che l'oggetto ha un duplice scopo:

• comunicare al destinatario lo scopo della vostra e-mail
• suscitare l'interesse di chi la riceve

La riga dedicata all'oggetto fa sì che i lettori aprano l'e-mail ma è quello che c'è dentro che, naturalmente, conta davvero. Eccovi, dunque, alcuni suggerimenti per comporre il corpo della vostra e-mail.
Partiamo dalla struttura e dalla lunghezza - Le email sono più efficaci quando sono brevi e vanno dritte al punto. Se i destinatari devono scorrere un testo molto lungo, aumentano le probabilità che perdano alcune delle informazioni fondamentali da trasmettere. Ecco perché molti esperti suggeriscono che la maggior parte dei messaggi di posta elettronica dovrebbero essere lunghi al massimo quattro paragrafi. Se avete da dire molto di più, considerate queste alternative:

• utilizzare un'altra modalità di comunicazione;
• inviare il messaggio come allegato, comprensivo di un paragrafo di spiegazione all'interno dell'e-mail;
• se ritenete di dover includere tutte le informazioni nel corpo di un'e-mail e che vi serviranno più di quattro paragrafi per ospitarle tutte, ricordate che il primo e l'ultimo paragrafo sono quelli più incisivi. Per farne un uso efficace, seguite queste regole pratiche:
  • assicuratevi che le informazioni più importanti siano nella parte superiore dell'email
  • includete un invito all'azione all'inizio dell'e-mail anziché alla fine, dove - probabilmente - passerebbe più inosservato
  • usate i punti elenco anziché un testo non formattato per richiamare i punti critici
• se dovete rispondere a una lunga serie di domande, create un breve paragrafo di risposta sotto ogni domanda, utilizzando un colore diverso che salti subito all'occhio

Un altro consiglio che dovreste proprio seguire: prima di premere "invio", assicuratevi che nell'email ci sia esattamente tutto ciò che dovrebbe esserci. Per assicurarvi di non trascurare nulla, seguite questo consiglio: concedetevi del tempo per mettere da parte il testo e tornarci su in un secondo momento come se fosse la prima volta che lo vedete. Riflettete: avete coperto tutte le informazioni che volevate date? Siete stati troppo bruschi? Vi siete assicurati che non ci siano errori di battitura? Il tempo impiegato affinando le vostre comunicazioni, può farvi risparmiare molto più tempo in seguito.

In ultimo, non abusate della funzione CC, "copia per conoscenza". Se è necessario includere altri destinatari, fatelo ma non intasate inutilmente la casella di posta elettronica di persone che non sono interessate a quella particolare corrispondenza.

La conversazione di persona

Quando Incontrate le persone faccia a faccia per trasmettere il vostro messaggio, durante una conversazione individuale o una riunione, come prima cosa cercate sempre di dedicare qualche minuto a rafforzare le relazioni con i vostri interlocutori, interagendo con loro positivamente. Mettete le persone a proprio agio l'una con l'altra e preparatele per la conversazione che sta per iniziare. Bastano pochi minuti di conversazione informale per distendere l'atmosfera e far sentire tutti a proprio agio.

Affinché un incontro dal vivo porti effettivamente valore bisogna, chiaramente, che restituisca qualcosa in più di quanto costa. Il costo di una riunione, ad esempio, non è dato dalla semplice somma della retribuzione oraria di tutti i partecipanti moltiplicata per le ore di durata dell'incontro perché bisogna tenere conto anche del tempo investito nella preparazione di quell'incontro, di quello necessario a preparare l'ordine del giorno e a contattare i partecipanti, del costo relativo agli spostamenti se le persone appartengono a sedi diverse dell'organizzazione, ecc. Prima di convocare una riunione, quindi, assicuratevi che la comunicazione faccia a faccia sia assolutamente necessaria. Spesso si fanno riunioni per qualsiasi cosa: per comunicare obiettivi, presentare nuove idee, per chiedere consigli, per stimolare riflessioni e idee, per condividere conoscenze e informazioni, per pianificare un progetto e per risolvere problemi ma sarebbe bene riservarle a casi particolari o alle seguenti attività: discutere argomenti complessi, gestire situazioni controverse, prendere una decisione, affrontare situazioni emotivamente difficili e ottenere la collaborazione degli altri.

Al telefono

Una telefonata può portare a una discussione più rapida, permette un feedback istantaneo, riduce le possibilità che l'altra parte interpreti erroneamente le vostre parole e dà la possibilità di correggere eventuali incomprensioni in tempo reale. Quando parlate al telefono, però, il linguaggio del corpo non è in primo piano ma potete sfruttare il tono della voce e la sua capacità di trasmettere energia o di riuscire a far concentrare le persone per trasmettere meglio il vostro messaggio. Se, però, volete comunque provare a proiettare attraverso il telefono il linguaggio del corpo, provate a usare un auricolare per evitare di dover tenere il telefono vicino all'orecchio e per poter stare in piedi e muovere il corpo mentre comunicate. L'ascoltatore non potrà vedervi ma, sfruttando l'energia emanata dal vostro corpo in movimento, riuscirete a essere più incisivi anche se state telefonando.

Un inconveniente dell'uso del telefono è la presenza della segreteria telefonica. Siate preparati a imbattervi in questo dispositivo e non fatevi trovare impreparati: personalizzate il messaggio, adattatelo al destinatario, fate in modo che non sia superiore ai 15-30 secondi e, se è il caso, preparatevi una traccia scritta per essere certi di non dimenticare nulla. Iniziate il messaggio presentandovi e fornendo tutti i dati necessari per essere ricontattati, parlate con estrema chiarezza, trasmettete le informazioni lentamente e con grande attenzione per non costringere chi vi ascolta a dover tornare indietro per cercare di capire cosa avete detto.

Le risposte automatiche

La possibilità di pianificare in anticipo alcune comunicazioni via e-mail consente di risparmiare un sacco di tempo. Se, ad esempio, vi fanno regolarmente le stesse domande o vi chiedono le stesse tipologie di avanzamenti, può avere senso creare un modello di email per le risposte standard ed, eventualmente, limitarsi a personalizzarlo quando è il caso. La stessa cosa vale per la firma da mettere in calce alle vostre comunicazioni e per qualsiasi testo che vi troviate a scrivere abbastanza spesso.
Non dimenticate, poi, la funzione di messaggio automatico quando siete fuori dall'ufficio: inserendo tutti i dettagli pertinenti, le persone potranno già sapere quando aspettarsi di ricevere vostre notizie e chi possono contattare qualora avessero bisogno di un'assistenza immediata.

(L'articolo continua sotto al box in cui ti segnaliamo che alla collana di libri QualitiAmo si è aggiunto un nuovo titolo).

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
(Vai all'articolo che descrive il nuovo libro)

"Organizzazione per processi e pensiero snello - Le PMI alla conquista del mercato" - Da una collaborazione nata sulle nostre pagine, un libro per far uscire le PMI dalla crisi.
L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

(Vuoi restare aggiornato gratuitamente sulla ISO 9001:2015? Visita ogni giorno la pagina che ti abbiamo linkato. Riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla ISO 9001)

Usare un CRM

Se siete frequentemente a contatto con i clienti, cercate di usare un CRM per avere sempre sott'occhio in pochi secondi la situazione aggiornata di ognuno di loro e poter gestire meglio le relazioni. Un CRM vi aiuterà a massimizzare il servizio, la comunicazione e a costruire o rafforzare le relazioni con i clienti potenziali e con quelli già acquisiti perché vi permetterà di avere un accesso rapido a tutte le informazioni critiche, indipendentemente dal fatto che voi stiate vendendo, fornendo un servizio o fatturando. Tenere traccia di eventuali discussioni e aggiornamenti sulle questioni "calde" in un luogo centralizzato, vi aiuterà ancora una volta ad avere un time management migliore. E se proprio non riuscite a convincere chi di dovere a pensare di acquistare questa tipologia di software, improvvisate qualcosa di più rudimentale per gestire in un posto comune almeno le vostre informazioni relative alla clientela. In linea di massima, dovreste essere in grado - grazie alle informazioni contenute nella vostra scheda cliente - di chiedere come sia andato l'evento di cui il cliente vi aveva parlato nell'ultima telefonata, di ricordare perfettamente cosa aveva detto l'ultima volta che vi siete sentiti, di informarvi sull'ultimo prodotto acquistato e su come si sia trovato il cliente, ecc.

PER SAPERNE DI PIU':